Algemeen

Constant werkt Zeilverening de Onderlinge, verder te noemen ZO, met vrijwilligers om jouw en onze bezittingen te beschermen. Daar hebben we informatie voor nodig. We doen dit niet zomaar. Het gaat per slot van rekening toch om jouw privacy en bezittingen, en daar willen wij geen onduidelijkheid over laten bestaan.

Ons privacy beleid in één oogopslag

Opbouwen van gegevens

Als ZO lid ben je met jouw naam, adres, woonplaats en de daarbij eventuele behorende vaartuig gegevens geregistreerd in ons online systeem door de secretaris, een  functionele gebruikersnaam. Deze gegevens die wij via een online inschrijfformulier, door jou ingevuld, ontvangen koppelen wij tevens aan jouw ZO account (leden login). Via dit formulier ga je, na het lezen van onze statuten, reglementen en privacy beleid, akkoord door het aanvinken van de checkbox. Het formulier wat in de mailbox staat bij de secretaris zal na verwerking en definitief lidmaatschap bewaard blijven tot einde lidmaatschap en daarna vernietigd worden.

Opslaan financiële gegevens

Jouw financiële gegevens zijn opgeslagen in ons online systeem. Dit systeem is digitaal beveiligd en valt onder de voorwaarden van e-captain (DISPI). De facturen zijn volledig gedigitaliseerd en zijn opgeslagen onder een functionele gebruikersnaam. Deze facturen zijn per jaar, voorgaand aan het actuele jaar, inzichtelijk voor de kascommissie middels een functionele gebruikersnaam om de statutair verplichte jaarlijkse kascontrole uit te voeren. Het wachtwoord voor deze functionele gebruikersnaam wordt periodiek aangepast. 

Opslaan gegevens overeenkomst

Als je een overeenkomst met ZO aangaat ten aanzien van stalling zal deze bewaard worden op de drive bij een functionele gebruikersnaam. Tot wederopzegging van jouw of onze kant zal de vernoemde stalling met de bijbehorende overeenkomst digitaal vernietigd worden.

Opslaan gegevens evenement

Als je meedoet aan een evenement van ZO door het invullen van een inschrijfformulier  worden de gegevens die betrekking hebben op het evenement bewaard in de mailbox van een functionele gebruikersnaam voor naslag doeleinden tot 1 dag na het evenement.

Op welke rechtsgronden verwerken wij jouw gegevens?

Wij verwerken jouw gegevens omdat wij dit ofwel nodig hebben voor het aangaan of uitvoeren van een lidmaatschap, ofwel een overeenkomst met jou voor het stallen van een boot, ofwel omdat we daartoe wettelijk verplicht zijn, ofwel met jouw toestemming ofwel omdat wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. Onze gerechtvaardigde belangen staan in deze privacyverklaring omschreven. In individuele gevallen zouden wij genoodzaakt kunnen zijn om jouw gegevens te verwerken omdat dit noodzakelijk is voor jouw vitale belang of dat van een ander (bijvoorbeeld als jij, of je kind zich bezeert bij ons en we jouw gegevens moeten doorgeven aan het ambulancepersoneel).

Wie kan jouw gegevens inzien?

Jouw gegevens zijn, naast jezelf via gebruikersnaam wachtwoord en gegenereerde verificatiecode, alleen voor functionele gebruikersnamen inzichtelijk. Deze functies zijn door het bestuur bepaald en in ons elektronische systeem gekoppeld aan een lid die deze functie uitvoerd.

Met welke externe partijen delen we je gegevens?

In een aantal gevallen verstrekken we (waar nodig) je gegevens aan externe partijen. Éen partij waar wij gegevens mee uitwisselen is het watersportverbond. Zoals gezegd werken we in sommige gevallen samen met externe dienstverleners. Het kan zijn dat we door overheidsinstanties of andere partijen wettelijk worden verplicht om jouw gegevens af te staan. We delen dan alleen de strikt noodzakelijke gegevens.

Waar worden je gegevens opgeslagen?

Voor het verkrijgen en bewaren van bepaalde gegevens werken we met het online systeem e-captain (DISPI). Om jouw privacy te waarborgen, is deze applicatie aan strenge regels gebonden gelijk aan de richtlijnen in het Algemene Verordering Gegevensbescherming. Overeenkomsten aangegaan voor stalling tussen jou en de ZO worden digitaal bewaard op een drive bij een functionele gebruikersnaam. Naast deze applicaties hebben wij de elektronische toegang van terreinen en gebouwen waarvoor een programma op onze lokale server staat. Deze IBM server staat in een afgesloten ruimte en is geinstalleerd met een programma die automatisch wordt geupdate. Zo ook een firewall, spyware en antivirus programma die automatisch actueel en van updates worden voorzien. Binnen het elektronische toegangssysteem wordt alleen gebruik gemaakt van voornaam, achternaam, lidnummer en tagnummer. Deze gegevens zijn bereikbaar via geregistreerde gebruikers binnen ons online systeem en toegangssyteem via loginnaam en wachtwoord. De gegevens op onze server worden opgeslagen binnen de Europese Unie. Op www.zvdeonderlinge.nl staan een aantal links naar websites van onze adverteerders. Als je daarop klikt, wordt de website van die partner geopend. Zodra je op de website van een van onze partners bent, zijn de voorwaarden van website van toepassing.

Archief hoe gaan wij daar mee om

Het archief van de ZO is volledig gedigitaliseerd tot en met het voorgaande jaar. Dit archief wordt digitaal bewaard op een drive bij een functionele gebruikersnaam. Het archief is alleen bedoeld voor naslag werk van de vereniging en wordt niet gedeeld of verkocht met andere partijen anders dan met toestemming van het bestuur. Van het archief wordt jaarlijks een backup gemaakt op onze server die onder de voorwaarden van de ZO valt. 

Wat moet je met nep-berichten?

Er zijn regelmatig mails in omloop via e-mail, Facebook en SMS die niet afkomstig zijn van ZO. In deze zogenaamde ‘phishing-acties’ kunnen naam en het logo van ZO misbruikt worden om persoonlijke gegevens te verzamelen of om je geld afhandig te maken.

• Wij raden je aan om altijd de afzender van de e-mail te checken. E-mails van ZO kun je herkennen aan de afzender met het mailadres @zvdeonderlinge.nl.
• ZO gebruikt geen SMS of Whatsapp voor informatie opslag.

Heb je vragen of klachten?

Heb je vragen over je gegevens, de manier waarop we daarmee omgaan of over deze privacyverklaring? Dan kan je contact opnemen met tci.[antispam].@zvdeonderlinge.nl. Als je na het lezen van de privacy verklaring nog behoefte hebt aan meer informatie hoe ZO omgaat met jouw gegevens kun je contact opnemen met tci.[antispam].@zvdeonderlinge.nl. Je hebt bij geschillen altijd de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je gegevens wijzigen of wissen

Als je graag wilt weten welke gegevens we van je hebben, kun je met jouw persoonlijke account inlog gegevens via de website van de ZO kijken naar je eigen gegevens. Zijn die inlog gegevens nog niet in jouw bezit kun je een mail met daarin je lidnummer en naam sturen naar siraterces.[antispam].@zvdeonderlinge.nl. Mochten bepaalde gegevens niet kloppen, dan kun jij deze binnen jouw account aanpassen die dan na een verificatie van de secretaris, een functionele gebruikersnam, definitief gewijzigd worden. Ook kan je ons vragen jouw gegevens te wissen en om deze niet meer te gebruiken, wat alleen mogelijk is na opzegging lidmaatschap. Als je eerder toestemming hebt gegeven, kan je deze weer intrekken. Wel mogen we (als dat nodig mocht zijn) de gegevens bewaren waarvoor je al toestemming had gegeven. In een aantal gevallen kan je ook aangeven je gegevens te ‘beperken’. We zorgen dan dat je gegevens niet worden gebruikt zonder jouw toestemming. Sommige gegevens kan je van ons meekrijgen in een gebruikelijk formaat. Dat geldt voor elektronische gegevens die je zelf aan ons hebt doorgegeven, gegevens die je bij ons hebt aangemaakt en gegevens die we gebruikt hebben voor een overeenkomst die we met je zijn aangegaan of waarvoor je toestemming hebt gegeven. In sommige gevallen mogen we je verzoek weigeren, bijvoorbeeld als je ons vraagt je gegevens te wissen, maar we die nodig hebben om overheids redenen of als bewijs bij klachten. Als dit het geval is, hoor je dat zo snel mogelijk van ons.

Wie is er verantwoordelijk voor je gegevens?

Zeilvereeniging de Onderlinge, gevestigd aan de Diederik Sonoyweg 11, 1509 BR in Zaandam, middels de secretaris, een functionele gebruikersnaam, is de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Alle gegevens worden geregistreerd in e-captain (DISPI). Dit staat dan in deze privacy policy aangegeven. De onderdelen uit dit privacy beleid zijn ook van toepassing op de verwerking van gegevens door ZO.

Kan dit privacy-beleid worden aangepast?

Ja, dit privacy-beleid kan worden aangepast. Dit privacy-beleid is van 23 maart 2018. We raden je aan om regelmatig het privacy-beleid te raadplegen. Over belangrijke wijzigingen zullen we je apart op de hoogte brengen.